Les frais des bénévoles peuvent-ils être remboursés ?

Les bénévoles qui engagent des frais dans le cadre de leur activité au sein d’une association peuvent soit se les faire rembourser, soit les abandonner. L’abandon de ces frais constitue un don à l’association. Les associations et comités affiliés FFRandonnée ou FFCT   ne sont pas déclarés d’utilité publique (seules la FFRandonnée et la FFCT   le sont) ; ces frais ne peuvent donc pas faire l’objet d’un reçu fiscal permettant une réduction d’impôt au titre des dons.

Ces frais sont valorisés à partir des dépenses réelles sur justificatifs.
En ce qui concerne les frais de déplacement, ils sont valorisés sur la base d’un barème spécifique de frais kilométriques. Ce barème est révisé chaque année.

 Les conditions de remboursement

Les frais doivent :

• Etre remboursés à l’euro près exactement (pas d’approximation)
• *Etre justifiés (justificatifs à conserver pendant une durée de 3 ans)
• Etre justifiables (c’est-à-dire correspondre à un frais nécessaire au fonctionnement de l’association et uniquement celui-ci).
• Les frais doivent revêtir un caractère exceptionnel et non régulier.

 Modalités fiscales pour le bénévole.

Dans la mesure où les sommes perçues correspondent à des dépenses réellement engagées, les remboursements de frais des collaborateurs bénévoles ne sont pas imposables.

Deux possibilités :

• Ou bien l’Association indemnise le bénévole concerné sur les frais engagés et attestés par un document contractuel et pour les frais kilométriques sur une base kilométrique définie et approuvée par l’organe délibérant de l’Association, Bureau, Comité d’Administration ou Assemblée Générale (non obligatoire mais vivement conseillé).

• Ou bien le bénévole renonce à tout remboursement de ses frais et il s’agit d’un abandon de créance (don).

 Modalités

Le bénévole ayant accompli une dépense pour le compte de l’Association peut préférer abandonner le remboursement [1] et ainsi faire un don à l’Association. Si le bénévole opte pour l’abandon de créance, il doit mentionner sur sa fiche de remboursement «  Je soussigné... Certifie renoncer au remboursement de frais ci-dessus et les laisser à la l’Association en tant que don  »

L’inscription dans la comptabilité de l’Association est obligatoire tant du remboursement (qui paraît évident à chacun) que de l’abandon qui constitue alors un produit comptant dans le résultat.

L’association ouvrira un compte de dons spécifiques dans sa comptabilité. Ce compte sera crédité et sa contrepartie inscrite en charges ventilées selon leur nature.